Heureusement que la vie estudiantine ne se résume pas seulement aux cours et aux examens. Des évènements sont également régulièrement organisés pour favoriser les échanges entre les étudiants. Comment bien organiser une soirée étudiante ?
S’entourer des bonnes personnes
Il n’y a pas besoin d’être membre d’une confrérie ou d’une association pour drainer du monde dans ses soirées étudiantes. La preuve, je n’étais affilié à aucun groupe et pourtant mes fêtes rencontraient toujours énormément de succès sur le campus. Mon secret ? Je vous avoue que la toute première fois que j’ai organisé ce type de manifestation, j’ai fait appel aux services de spécialistes de l’organisation d’événements. Je les ai ainsi observés à l’oeuvre et au troisième évènement, j’ai tout pris en charge, avec le soutien d’un petit comité d’organisation.
Comme il y a tellement de choses à faire dans une soirée d’étudiante, vous ne pourriez jamais vous occuper de l’organisation tout seul. C’est pourquoi j’ai sollicité l’aide d’une dizaine d’étudiants, tous volontaires bien-sûr. Mon objectif était de répartir toutes les responsabilités pour que rien ne soit laissé au hasard. Ainsi, si moi je devais trouver la salle, une personne s’occupait de la communication, tandis que d’autres étudiants se chargeaient de la sécurité.
Tout est question de préparatifs
Pour s’assurer d’avoir du monde, une soirée étudiante se prépare, deux, voire même trois mois à l’avance. Et l’une des étapes les plus importantes de cette entreprise est le choix de la date. En effet, la chose à ne surtout pas faire est de prévoir la fête pendant les périodes de révisions et d’examens. Par ailleurs, il faut également tenir compte des autres évènements prévus dans le campus. Je privilégie toujours une date postérieure aux examens, ce qui permet à tout le monde de se « lâcher » un peu après l’intensité des exams.
Une fois la date fixée, la prochaine étape est le choix du local qui va accueillir l’évènement. Pour limiter les dépenses, j’essaie toujours auprès d’un chef de département de nous faire prêter une salle dans l’enceinte même de l’université. Et c’est seulement lorsque ma démarche n’aboutit pas que je me tourne vers la location d’un espace. Ici aussi, il faut s’y prendre à l’avance pour trouver des salles libres. Et de nombreux critères seront à prendre en compte lors de son choix. Ce sont : le nombre de personnes prévues, l’accessibilité, la proximité des réseaux de transport en commun…
Faire appel aux bons prestataires
Comme il est impossible de se passer de boissons alcoolisées lors de fêtes d’étudiants, la sécurité est un aspect essentiel à ne surtout pas prendre à la légère. Déjà pour éviter les débordements et pour bien encadrer les étudiants, une équipe de surveillance à l’intérieur et à l’extérieur de la salle doit-être aussi mise en place. Certains étudiants peuvent remplir cette fonction, seulement je préfère faire appel à de vrais professionnels.
Enfin, l’autre élément essentiel à prendre en compte est évidemment l’animation. L’ambiance en dépend et par voie de conséquence, la réussite de la soirée. Le style de musique sera choisi en fonction du thème général de la soirée, et pour l’idée, pourquoi ne pas organiser la soirée en tongs ! Dans tous les cas, un DJ branché ne manque jamais de faire son effet auprès des étudiants.
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